Anwendungsfall 01
Die Post landet beim richtigen Vorgang.
Ein Schreiben kommt an. Es wird erkannt, abgelegt und an die zuständige Person weitergegeben. Unklare Zuordnungen bleiben zur Prüfung bei Ihrem Team.
Beispiel für einen möglichen Ablauf · Symbolfoto. Die Umsetzung wird auf Ihren Dienst abgestimmt.
Der Alltag
So entsteht
die zusätzliche Arbeit.
Die Krankenkasse fordert per E-Mail einen fehlenden Nachweis an. Jemand liest das Schreiben, sucht die passende Akte, legt die Datei ab und informiert die zuständige Kollegin. Erst dann kann sie sich um den Nachweis kümmern.
Unser Ansatz
Dokumente zuordnen.
Zuerst prüfen wir, welche Zuordnung und Ablage Ihre vorhandene Software bereits übernimmt. Für die noch offenen Schritte richten wir eine passende Ergänzung ein: Schreiben werden anhand eindeutiger Angaben dem Klienten zugeordnet, dort abgelegt und der zuständigen Person als Aufgabe angezeigt. Bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben prüft Ihr Team die Zuordnung. Die fachliche Prüfung und das Nachreichen des Nachweises bleiben in diesem Beispiel beim Team.
- 01Schreiben dem Klienten zuordnen
- 02Beim Klienten ablegen
- 03Zuständige Person informieren
Ihr Team muss nicht jedes Schreiben einzeln verteilen und sieht trotzdem, wo eine Entscheidung nötig ist.
Dafür müssen wir klären, woran ein Vorgang eindeutig erkannt wird und wie sich Ihre Software anbinden lässt.
Ein Büroablauf zum Durchspielen
Von „Bitte nachreichen“
bis „Ist erledigt“.
Die Musterkasse fordert einen unterschriebenen Leistungsnachweis nach. Sehen Sie, wie daraus eine Aufgabe mit Frist wird und wie Ihr Team den Vorgang abschließt.
Der ganze Vorgang auf einen Blick.
Ein fehlender Leistungsnachweis soll fristgerecht an die Musterkasse zurückgeschickt werden. Die Bearbeitung endet erst, wenn die Antwort versendet und der Verlauf abgelegt ist.
- Post kommt anGemeinsames Postfach, zum Beispiel Outlook
- Bearbeitung wird vorbereitetVorgang, Aufgabe und Kalendererinnerung
- Ihr Team prüft und ergänztLeistungsnachweis aus der vorhandenen Ablage
- Antwort und AbschlussFreigabe, Versand und vollständiger Verlauf
Die Oberflächen sind vereinfachte Beispielansichten. Outlook steht hier für ein mögliches Postfach. Welche Verbindungen zu Ihrer Fachsoftware, Ablage und Ihrem Kalender möglich sind, prüfen wir gemeinsam.
Klicken Sie sich durch das Beispiel. Im Alltag laufen die automatischen Schritte selbstständig. Ihr Team ergänzt den Nachweis und gibt die Antwort frei.
Eine Nachforderung kommt an.
Automatischer SchrittWir klären Zuständigkeiten, verbinden die geeigneten Systeme und legen Prüfungen, Fristen und Fehlerwege fest. Anschließend testen wir den Ablauf gemeinsam mit Ihrem Team. Sie arbeiten mit den dafür abgestimmten Werkzeugen weiter.
Was bedeutet das für Ihren Alltag?
Muss mein Team dafür ein neues Programm lernen?
Die Demo zeigt den Ablauf in einer gemeinsamen Ansicht. In der Umsetzung prüfen wir zuerst, welche Schritte in Ihrem Postfach, Ihrer Fachsoftware und Ihrer Ablage möglich sind. Eine zusätzliche Oberfläche kommt nur infrage, wenn sie für Ihren Ablauf sinnvoll ist. Ihr Team wird mit der vereinbarten Lösung vertraut gemacht.
Woher kommt der Leistungsnachweis?
Ihr Team ergänzt den vorhandenen, fachlich geprüften Nachweis aus Ihrer Ablage oder Fachsoftware. Er wird nicht von der Automatisierung erfunden. Ob sich das Dokument direkt übernehmen lässt oder bewusst ausgewählt werden soll, klären wir bei der Einrichtung. Hier verwenden Sie nur einen fiktiven Musterbeleg.
Was passiert bei fehlenden Angaben oder einer nahenden Frist?
Eine unklare Zuordnung braucht eine Prüfung durch Ihr Team. Die Demo zeigt diesen Stopp bei fehlender Vorgangsnummer. Sie zeigt außerdem eine Erinnerung zwei Tage vor der Frist. Wer erinnert wird und wann zusätzlich eine Vertretung oder Leitung informiert werden soll, legen wir mit Ihnen fest; diese Eskalation ist hier nicht simuliert.
Wann ist der Vorgang wirklich abgeschlossen?
Im gezeigten Ablauf müssen der Beleg ergänzt, die Antwort freigegeben, der Versand erfolgreich und der Verlauf abgelegt sein. Erst dann werden Aufgabe und Erinnerung geschlossen. Einen fehlgeschlagenen Versand können Sie vor dem Abschluss ausprobieren. Eine erfolgreiche Versendung ist noch keine Bestätigung, dass die Kasse den Nachweis fachlich akzeptiert hat. Falls eine Rückmeldung verfolgt werden soll, planen wir dafür eine weitere Wiedervorlage ein.
Alle Namen, Dokumente und Termine sind erfunden. Kein Upload, kein Versand, keine Kalenderänderung. Die Demo verarbeitet ausschließlich vorbereitete Beispieldaten in Ihrem Browser.